Les 12 points à suivre pour une réunion efficace et réussie

Nous voici à la fin des vacances, et pour beaucoup d’entre nous la reprise est soit déjà là, soit va arriver dans les jours qui viennent. La sempiternelle question des réunions va se poser. Vous imaginez déjà la tête et l’enthousiasme de vos collaborateurs :o(.

« Encore une réunion !  cela ne sert de toute façon à rien ! A part nous faire perdre du temps… »

Ou alors votre tête et votre enthousiasme en tant que chef d’entreprise ou manager..

« Mais on se voit tous les jours (à la machine à café), ce n’est pas utile ! de toute façon cela ennuie mes collaborateurs ! Je n’ai rien à leur dire ( !!! oui j’ai entendu cela), ils savent ce qu’ils doivent faire. »

Voilà un petit  florilège de ce que j’ai pu entendre.

Et vous vous en pensez quoi de ces réunions ? Votre avis m’intéresse, laissez-le en commentaire…

Je vous avouerai que j’ai été dans ce cas en tant que collaborateur, je ne compte plus le nombre de réunion ennuyeuse auxquelles j’ai assisté, en tant que patron j’ai essayé de mener mes réunions de façon à ce qu’elles soient motivantes, en tant que consultant j’ai accompagné des chefs d’entreprise, à structurer leur réunion (entre avant et après, il n’y a pas photo).

Pour une grande majorité des personnes que je rencontre, les réunions ne servent à rien et sont une perte de temps. Pourtant ces réunions sont un moyen extraordinaire de manager, suivre les performances, co construire, motiver, reconnaître le travail des équipes.. Vous l’aurez compris ce peut être un super outil, si l’on respecte quelques règles.

Des réunions utiles !

En effet, une réunion apparaît souvent comme gratuite, mais en réalité une réunion coûte cher !

Coût = salaire horaire X le nbre de participants

Il faut donc optimiser les réunions et donc les préparer.

(aïe ! je sens que j’en ai perdu quelques-uns… mais pour ceux qui sont encore avec moi, vous pouvez lire ce qui suit.)

Un message, un type de réunion !

Premièrement, il existe plusieurs types de réunion, qui n’ont pas toutes la même finalité, il faut donc que vous sachiez ce que vous voulez faire passer comme message lors de vos réunions. On à l’habitude de dire, trop de messages tuent le message.

4 types de réunions

Réunion technique

• • • • Ne concerne que les membres concernés par le problème, spécialistes du domaine,
      • client…
      • But : approfondir des points précis
      • Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectif pour la prochaine fois.
      • Durée : peut prendre du temps

Réunion de chantier

• • • • Participants : l’équipe ou le chef de projet, les encadrants, le comité de pilotage,
      • décideur…
      • But : présenter l’avancement des travaux, les résultats
      • Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibérations), bilan
      • Durée : jamais plus d’une heure

Réunion interne

• • • • Participants : toute l’équipe
      • But : suivre l’avancement, traiter les problèmes
      • Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs
      • Durée : 1h30

Stand-up meeting

• • • • – Participants : les personnes disponibles (ex le lundi et jeudi à la pause de 10 h max 20 min)
      • But faire un point rapide
      • Séquence : tour de table, traitement point par point, objectif
      • Durée : très courte

Toutes les réunions sont suivies d’un compte rendu plus ou moins développé.

Pour une réunion efficace, il faut :

1. Un animateur, responsable de l’organisation, de la gestion du temps consacré aux différents sujets et à leur ordre de traitement.
2. Un secrétaire qui va formaliser ce qui a été dit, rédigera et enverra le compte rendu.
3. Ce compte rendu devra formaliser ce qui a été décidé, avec la todolist (peut-être pour moi la partie la plus importante de la réunion, celle qui matérialise, le travail commun, l’engagement

Les 12 points à suivre pour une réunion réussie

Organiser une réunion réussie nécessite une planification minutieuse, une communication efficace et une gestion appropriée de la réunion elle-même. Voici quelques étapes clés à suivre pour garantir le succès de votre réunion :

1.  Objectifs clairs : Définissez les objectifs de la réunion dès le départ. Qu’espérez-vous accomplir ? Quels problèmes devez-vous résoudre ? Avoir des objectifs clairs permet de maintenir la réunion sur la bonne voie.
2. Liste d’invitations pertinentes : Invitez uniquement les personnes nécessaires à la réunion. Trop de participants peuvent rendre la réunion inefficace et confuse.
3. Planification préalable : Fixez une date et une heure convenables pour tous les participants. Envoyez les invitations à l’avance avec l’ordre du jour de la réunion, les objectifs et les documents pertinents.
4. Ordre du jour détaillé : préparer un ordre du jour détaillé avec les points à aborder et le temps indiqué à chaque point. Cela aide à maintenir la réunion établie et à éviter d’évier du sujet. Vous pouvez télécharger un modèle d’ordre du jour, compte rendu et todo list en cliquant ici
5. Animation efficace : En tant qu’animateur de la réunion, veillez à garder le contrôle de la discussion, à encourager la participation de tous et à éviter les digressions. Restez concentré sur les objectifs de la réunion.
6. Respect du temps : Commencez la réunion à l’heure convenue et respectez le calendrier prévu. Cela montre du respect pour le temps de chacun et encourage la discipline.
7. Encouragement de la participation : Créer un environnement où chacun soit à l’aise pour partager ses idées et opinions. Encouragez la participation de tous, des plus timides aux plus bavards.
8. Utilisation d’outils de communication : Si la réunion se déroule en ligne ou avec des participants à distance, utilisez des outils de visioconférence et de partage d’écran pour garantir une communication fluide.
9. Gestion du temps : Allouez un temps spécifique à chaque point de l’ordre du jour et conformez-vous à ces limites pour éviter que la réunion ne s’éternise.
10. Prise de décisions : Si des décisions doivent être prises, clarifiez-les, notez-les et établissez-vous que chaque participant comprend les prochaines étapes.
11. Résumé et suivi : Terminez la réunion en résumant les points clés, les décisions prises et les tâches à accomplir. Envoyez ensuite un compte rendu à tous les participants, rappelant les actions à entreprendre et les délais. Vous pouvez télécharger un modèle d’ordre du jour, de compte rendu avec une todo list en cliquant ici
12. Évaluation et amélioration : après la réunion, prenez le temps d’évaluer son déroulement. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quels aspects pourraient être améliorés ? Utilisez ces retours pour rendre les réunions futures encore plus efficaces.

En suivant ces étapes et en adaptant votre approche en fonction des besoins de votre équipe, vous augmentez les chances d’organiser une réunion réussie et productive.

Télécharger la check list des 12 points pour une réunion efficace et motivante

Pour ceux qui sont dans l’immobilier, vous pouvez télécharger un ordre du jour et compte rendu avec todo  special immo ici

Franck Lidar, 25 dans l’immobilier, chef d’entreprise, Coach diplômé de la Haute école de coaching, formateur technique de commercialisation, audit stratégie digitale. Mes sujets de prédilection, le management, le digital, la formation.

Af-francklidar-consulting