Vous vous souvenez de mon post sur diriger n’est pas gérer ?

Eh bien là, nous allons parler de gestion, de gestion du temps plus exactement. Une fois que nous connaissons la direction que nous devons prendre, que nous avons établi les actions à mettre en œuvre, il reste la mise en musique de tout ce programme.

Et c’est la que, patatras, çà bloque, on ne s’en sort plus…

Pour une gestion efficace, il faut savoir donner la priorité aux priorités !

4 méthodes de gestion du temps

Aujourd’hui il y a 4 grands courants de pensée dans la gestion du temps

1. La liste et les notes. Je ne sais pas vous, mais moi j’ai essayé… ben je n’y arrive pas, cette liste même si je raye des choses dessus, elle n’en finit pas de s’allonger, avec des trucs inutiles en plus, ça me démoralise plus qu’autre chose, donc j’ai laissé tomber !
2. Le calendrier et l’agenda, j’ai essayé aussi, cela m’a surtout servi à ne pas oublier mes rendez-vous, et je m’en sers toujours comme cela.
3. La troisième méthode, va rajouter aux deux premières, les priorités. En effet toutes nos taches n’ont pas la même valeur. 20 % de nos taches réalisent 80% de résultats. Le problème est de trouver ces 20 %.

   Çà c’est ce que j’ai prôné pendant longtemps.

   L’avantage de cette méthode, c’est qu’elle permet de définir des objectifs à court terme, moyen terme, et long terme. Et notre organisation de journée tourne  autour des taches ayant le plus de valeurs, les 20%.

   Mais je me suis heurté, à une phrase qui revenait invariablement !

   Je ne suis pas un robot !

   Les individus se retrouvent avec le sentiment d’être eux-mêmes planifiés, de perdre la relation humaine. Voilà le mot est lâché.

   Donc au final, même s’ils voyaient l’intérêt de mieux gérer leur temps,  la méthode tombait souvent dans l’oubli au bout de quelques semaines, au mieux quelques mois.

4. La quatrième approche
   Il s’agit simplement de nous gérer nous-mêmes, et non pas des tâches imposées. L’esprit humain est ainsi fait qu’il réalisera les tâches sur le long terme que si le degré de satisfaction  ressenti est plus fort que la douleur ressenti en effectuant lesdites tâches.

Lorsqu’un individu dit « je ne suis pas un robot, » ce qu’il entend c’est qu’il recherche les relations humaines et ces dernières répondent aux critères de plaisir dans le travail.

Donc pour continuer, je vais vous parler d’un truc que tout le monde connaît…

La matrice d’Eisenhower  (horreur)

Franck tu te fiches de nous ! nous faire le coup de la matrice d’Eisenhower, nous sommes plus des lapins de six semaines, cela fait 30 ans que l’on nous en parle, si ça marchait on le saurait…

J’ai pensé la même chose que vous, quand j’ai lu les 7 Habitudes de ce ceux qui réalisent tout ce qu’il entreprennent de Stephen Covey. Le titre est un peu racoleur, mais pour un coach (mais pas que), c’est une lecture très intéressante.

Donc essayons de voir cette matrice avec un autre angle.

Rappel Matrice Eisenhower

1 ere idée reçue, ce ne sont pas les actions urgentes et importantes qui sont importantes.

L’urgent et l’important sont les actions marquantes, les résolutions de crise par exemple ou du même niveau.

Plus on consacre de temps a ces activités, plus on est assailli par des activités de mêmes niveaux, la résolution d’une crise, amenant la résolution d’une autre.

Certaines personnes passant près de 90% de leur temps dans l’urgent et l’important.

Un certain nombre d’autres pensent être dans la case urgent et non important alors qu’elles sont en réalité dans la case  important et urgent. Mais en réalité ce sont les urgences des autres qu’elles traitent.

Le secret d’une bonne gestion du temps se trouve donc dans la case urgent / non important.

Les personnes ayant une gestion efficace s’éloignent le plus possible des cases non important / urgent et non important / non urgent.

C’est assez contre-intuitif ( mais pas tant que cela), la bonne gestion du temps passe par la bonne détermination de ce qui est important et non urgent.

Il vaut mieux  prévenir que guérir !

Il est bien entendu, qu’on ne peut pas échapper aux taches urgentes et importantes, mais l’idée est d’y consacrer le moins de temps possible, ce qui est possible, si vous avez passé du temps à prévenir les problèmes susceptibles d’arriver.

Les taches urgentes et importantes représentent les taches de production dans l’entreprise.

Mais surtout les bons gestionnaires de leur temps passent une majorité de leur temps dans la case important / non urgent.

Cette case représente, les capacités de production de l’entreprise. Le futur, la planification, l’anticipation, la création de relation (l’humain), la recherche d’opportunités, la détente…

Ceux qui ont de la chance, ceux qui provoquent la chance, ils sont là.

En résumé, si vous diminuer les crises, en prévenant, planifiant… mécaniquement vous augmenter au fur et à mesure le temps disponible pour la case Important / non urgent soit les capacités de production.

C’est quand même plus parlant expliqué comme cela non !

Passons à la pratique

Quelles questions se poser pour déterminer les activités importantes / non urgentes

Quelles sont les activités professionnelles qui, si vous les faisiez régulièrement, changeraient la donne et apporteraient un vrai changement positif ?

Si vous deviez qualifier  vos lacunes dans l’organisation de votre temps, diriez-vous qu’elles se trouvent dans :

• Votre aptitude a déterminer vos priorités ?
• Dans votre incapacité ( ou votre manque d’envie) à organiser votre travail autour des priorités que vous avez déterminées ?
• Dans votre manque de volonté pour la mise en action et tenir dans la durée ?
•  

Dans la plupart des cas, la réponse est dans l’aptitude à déterminer les priorités.

Si je résume :

1. Une todo list, cocher les lignes procure un sentiment d’accomplissement pour ceux qui arrivent à la tenir, mais sans priorité, au final, cela ne sert pas l’efficacité.
2. Un agenda, c’est un début de planification, mais là encore sans priorités, c’est un comme un coup d’épée dans l’eau.
3. Un agenda, avec des priorités, mais sans action, ou avec les mauvaises priorités, cela ne sert à rien, là encore. On ne s’occupe que de la production et pas des capacités de production, du futur.

Dans les trois cas, la gestion du temps est créatrice de frustration et souvent source d’abandon.

Quels sont les outils permettant d’avoir une gestion du temps efficace et équilibrée entre urgent et important et important et non urgent, production et capacité de production ?

6 principes dans la gestion du temps :

1. Cohérence
   Soyez cohérent entre votre intention et votre mission au sein de l’entreprise (ou de votre vie)
2. Équilibrée
   Votre organisation doit permettre un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
3. Focalisation
   Vous devez être focalisé sur les missions importantes et non urgentes, afin de passer plus de temps a prévoir que de jouer aux pompiers.
4. Mettez de l’humain
   Il vous faut du relationnel, dans votre agenda, afin de ne pas créer de la frustration  et de la culpabilité si vous ne tenez pas votre organisation
5. Soyez flexible
   Cet outil est votre outil, il est fait pour vous et par vous, en fonction de vos moyens.
6. Il doit être transportable
   Vous devez pouvoir le modifier à tout moment si l’envie vous prend.

4 actions pour organiser son temps

1. Vous devez identifier vos différents rôles.
   Nous avons tous différents rôles dans la vie, personnelle et professionnelle. Nous sommes, époux (se), commercial, directeur, président d’association, édile, manager etc.

Une question :

Quels sont les secteurs où vous voulez vous investir régulièrement en temps et énergie ?

La ligne de temps est la semaine, écrivez la répartition que vous souhaitez faire entre vos différents rôles.

2. Sélectionnez vos objectifs
   Choisissez 2/3 résultats attendus et qui vous semblent importants de réaliser dans la semaine, pour les différents rôles que vous avez choisis.

   Idéalement ayez des objectifs à court terme / moyen terme / long terme et que ces objectifs soient des objectifs important et non urgent.
   Vous voulez tondre la pelouse, mettez 2 heures le dimanche

3. Organisez votre temps
   Déterminez le temps que vous allez consacrer à chaque objectif durant la semaine.
   Ex : vous voulez vous remettre au sport, répartissez quelques heures dans la semaine.
4. Adaptez-vous au quotidien.
   Au fur et à mesure de la semaine des situations mettront à mal votre organisation, a vous de voir si les situations qui se présentent seront importantes et non urgentes ou si vous céderez aux sirènes du non urgent / non important ou non important / non urgent.

 Retrouvez ici un exemple d’organisation du temps en fonction des rôles, objectifs et priorités

Au fur et à mesure de la semaine des situations mettront à mal votre organisation, a vous de voir si les situations qui se présentent seront importantes et non urgentes ou si vous céderez aux sirènes du non urgent / non important ou non important / non urgent.

Saurez-vous dire non ?

5 raisons pour lesquelles vous devriez mettre en place un système de gestion du temps

 Beaucoup de gens que j’ai rencontrés refusent d’utiliser des méthodes d’organisation, car ils ont l’impression de perdre leur âme, leur spontanéité, le « je ne suis pas un robot » du début de cet article.

La raison est que les méthodes traditionnelles nient l’humain, aucune place n’y est laissée.

Dans le système que Stephen Covey, l’humain est le départ de toute l’organisation. Ses rôles, ses objectifs, le maintien du relationnel…

1. Le temps est organisé en fonction de ce qui est important pour vous
2. Vous avez la liberté de vous organiser en fonction de vos possibilités et de vos valeurs
3. Cette organisation du temps définit votre mission, donne un sens à ce que l’on fait, une direction
4. Elle joue un rôle stabilisateur en équilibrant les différents rôles (que vous avez déterminés plus haut) et en fixant des objectifs.
5. La temporalité est hebdomadaire, et vous pouvez modifier ce dernier quotidiennement

Lorsque l’on veut mettre en place une gestion du temps, la plupart du temps, nous faisons une liste des tâches que nous mettons plus ou moins en ordre de priorité et essayons de caler tout cela dans les cases d’un agenda, vous comme moi savons que cela ne marche pas des masses.

La pérennité de la gestion du temps passe par la prise en compte de l’humain, de ces valeurs, de la bonne connaissance de ses rôles et de ses objectifs.

Franck Lidar

J’accompagne les entreprises qui veulent mettre l’humain au cœur de leur stratégie de management, loin de la fausse bienveillance, mais  pour un management positif et éthique.

Vous voulez vous engager dans cette voie ? Parlons-en !