Intégration ou l’onboarding d’un nouveau collaborateur, une étape cruciale à ne pas rater.

Nous avons vu, l’importance d’avoir des valeurs d’entreprise, d’avoir une marque employeur, des pistes pour recruter de nouveaux collaborateurs.

Vous avez enfin trouvé la perle rare, un dernier obstacle est devant vous son intégration ou son Onboarding, comme dise les anglo-saxons.

Dans les entreprises aujourd’hui les intégrations de nouveaux collaborateurs sont bien souvent les parents pauvres du management, oui je dis bien management, car l’intégration est un acte de management.

Une étude businesswire annonce que 78 % des services RH estiment que leur entreprise sous-estime l’importance du processus d’intégration des nouveaux collaborateurs.

Dans cet article, je vais vous donner 5 raisons de créer un parcours d’intégration pour vos collaborateurs et 12 pistes afin de créer  votre parcours d’intégration.

5 bonnes raisons pour créer un vrai parcours d’intégration

1 salarié sur 2 se dit prêt à démissionner dans le premier mois d’embauche, et 29.9 % d’entre eux avancent comme raison, le mauvais accueil qui leur a été fait.

 (robert Half talent solution 2017).

Cela souligne, s’il était nécessaire de le faire, que la période d’intégration d’un collaborateur est vitale pour la réussite de l’expérience du nouveau collaborateur.

Qui dit réussite du collaborateur dit par résonance réussite de l’entreprise.

Une intégration, ce n’est pas simplement le premier jour, la présentation des collègues, le café, le poste de travail, les outils… ce que l’on appelle l’accueil opérationnel. C’est aussi un moyen de renforcer la motivation et la rétention de ce nouveau collaborateur (rappelez-vous que vous avez beaucoup investi pour le trouver, du temps, de l’argent).

Pour ne pas vous tromper, créez un parcours d’intégration.

Dans parcours d’intégration, il y a parcours. Ce parcours, ce n’est pas uniquement la journée où arrive votre nouveau collaborateur, cela peut aller de plusieurs semaines à plusieurs mois. Ecrivez votre processus d’intégration.

Planter votre collaborateur devant un ordinateur pendant une semaine à son arrivée, devant des sessions d’e-learning, en se disant que vous avez fait une intégration, vous avez raté l’objectif. Vous avez fait au mieux, une action de formation. Je dis au mieux, car une étude menée sur l’apprentissage en e-learning relate les faits suivants : 

Attention, paragraphe particulièmenet inbuvable ;o), si cela ne vous interrese pas passez directement au résumé.

« nos résultats soulignent la complexité des effets motivationnels et des croyances d’efficacité personnelle : les motivations de nature intrinsèque jouant un rôle déterminant dans le processus de maintien alors que le SEP en formation permet de prédire la totale réussite des cyberapprenants. Ces constats soulignent l’intérêt d’adopter une approche qui différencie ces processus et leur niveau d’intervention vis-à-vis de l’engagement comme de l’issue du parcours formatif en complément des modèles qui se focalisent plutôt sur les déterminants et les conséquences comportementales de la motivation pour en appréhender la dynamique (Viau & Bouchard, 2000).

Enfin, ce travail souligne l’intervention significative des SEP (vis-à-vis de la formation, mais également vis-à-vis d’Internet) et de la motivation dans la force de l’engagement des e-étudiants, ce facteur attitudinal apparaissant crucial pour prédire les issues du parcours en formation à distance et en ligne. » source https://journals.openedition.org/osp/4402#tocto2n8

 Le SEP étant le sentiment d’efficacité personnelle ressenti par l’apprenant (a-t-il l’impression que cela va améliorer son efficacité)

En résumé ( c’est ici)

Je vous l’accorde ce n’est pas très buvable, mais en résumé, si l’action e-learning est bénéfique, sa réussite dépend de la motivation de l’apprenant, et du sentiment d’efficacité personnelle qu’il va ressentir.

Dans notre cas, vous avez mis votre collaborateur en situation d’apprenant, pas de collaborateur en intégration, c’est en cela que je dis que vous avez raté l’objectif de votre intégration. Ne pas confondre action de formation et intégration.

Alors certes, cela est reposant pour vous, vous pensez gagnez du temps, de l’argent, car pendant ce temps, vous pouvez faire autre chose, mais contre-productif, pour le ressenti de votre nouveau collaborateur.

D’après une étude Gallup, seul 12 % des collaborateurs estiment avoir eu une intégration de qualité !

source Gallup

Toujours d’après Gallup, la faillite de cette intégration entraîne, l’échec de la création d’un lien émotionnel qui doit se faire entre votre collaborateur et votre entreprise, son engagement. C’est ce lien qui fera que votre collaborateur restera dans votre entreprise.

80% des collaborateurs prennent la décision de rester dans l’entreprise dans les 6 premiers mois 

sources Glassdoor

Un collaborateur motivé est 23 % plus productif

source Gallup

La moitié des 43% des collaborateurs ayant eu une mauvaise intégration ont vu leur motivation baisser.

Un collaborateur bien intégré aura une motivation plus importante, a contrario une mauvaise intégration aura un effet négatif sur son engagement.

« Dull » ennuyeux, « stressfull » tout le monde aura compris

Source Assets-website

Nous voilà avec 5 raisons de se pencher sur le parcours d’intégration de vos futurs collaborateurs.

Maintenant, me direz-vous, c’est bien beau, mais concrètement donne moi des idées pour construire un parcours. Donc, voici…

11 Tips pour construire votre parcours d’intégration

Dans le commercial, ne dit-on pas que la première impression est toujours la bonne surtout si elle est mauvaise.

Le pré onboarding

Ne négligez pas ce que l’on appelle le pré-onboarding, vous avez signé votre contrat, mais le collaborateur ne commence pas tout de suite. Ne le laissez pas sans nouvelles. Tenez-le informé des actions qui se passent dans l’entreprise, de l’avancée des projets, préparez ses cartes de visite, demandez-lui de passer pour faire les photos de sa carte de visite, les démarches administratives a réaliser… (de grâce, évitez les photos que vous prenez sur le coin d’une table, avec votre téléphone, essayer d’avoir une unité de qualité de ton de vos photos, c’est de votre image dont il est question, un professionnel ne coûte pas si cher).

Planifier l’onboarding sur plusieurs semaines

1. Préparez l’intégration avec vos managers ou les différents membres de l’équipe si vous n’avez pas de manager. Trouvez un mentor qui accompagnera votre collaborateur pendant la phase d’intégration et définissez précisément son rôle.
2. Etablissez des objectifs clairs, ce que ce nouveau collaborateur doit apprendre, dans quels délais ( alors je vous voir venir, inutile de lui demander d’intégrer en une semaine, ce que vous-même avez mis parfois plusieurs années à intégrer, un objectif doit être SMART dans SMART il y a RÉALISTE et TEMPOREL)
3. Établissez un calendrier et des points d’étapes, pendant lsquels vous ferez le point sur les acquis et le reste à acquérir, éventuellement apporter des correctif à votre processus d’intégration.

Communication interne

4. Annoncez l’arrivée du nouveau collaborateur. Et oui, cela m’est arrivé d’arriver dans des entreprises, dont les collaborateurs, n’ont été mis au courant de l’arrivée de ce nouveau collègue que la veille ou le matin.

Logistique :

5. Préparez la logistique, adresse mail paramétrée, ordinateur, prêt, connexion valide à tous les logiciels dont il va devoir se servir, etc. Cela peut paraitre idiot, mais cela n’est pas souvent préparé à l’avance. C’est tout simplement de l’image de l’entreprise que vous donnez à voir dont nous parlons !

6. Envoyez-lui un programme détaillé de sa première semaine ( heu !  comment dire, pas la peine de prévoir une  semaine de e-learnig matin et soir ). Programme qui inclut, les formations (un peu) les rencontres avec ses collègues, les missions commerciales, etc. bien entendu, en fonction des impératifs cela peut évoluer un peu à la marge ( n’en profitez pas pour tout enlever sous prétexte d’impératifs).

7. Pourquoi ne pas lui offrir son cartable de rentrée, si c’est un commercial, son book, sa sacoche, sa tasse à café, son téléphone, bloc, crayon, ses cartes de visite ? Montrez-lui que vous l’attendez avec enthousiasme.

Accueil chaleureux

8. Faites le tour des locaux

9. La découverte du poste de travail complètement prêt

10. Le midi, prévoyez un déjeuner avec toute l’équipe, afin que le nouvel arrivant connaisse mieux ses collègues dans un cadre plus informel.

N’oubliez pas que si 92 % des nouveaux arrivants se sentent en général plutôt bien accueilli, 43 ont trouvé que leur intégration avait été « confuse ».

Pendant votre intégration vous jouez, la rétention de ce collaborateur, vous jouez sa motivation et par conséquent son intégration rapide et sa contribution rapide à la performance de l’entreprise.

Par conséquent, l’onboarding ne s’arrête pas ces actions,

Assurez un SAV de l’intégration

Ne laissez pas votre nouvelle recrue, se débrouiller seule au milieu de l’open-space, après le retour du déjeuner en imaginant que tout est bien, que vous avez rempli votre rôle.

Je vous rappelle que vous voulez augmenter le taux de rétention de vos collaborateurs, donc il faut que vous l’accompagniez ou son mentor pendant plusieurs mois, avec des points réguliers sur l’atteinte des objectifs, de ses ressentis, sur les difficultés rencontrées et la mise en œuvre d’aide s’il le faut.

Fournissez-lui des informations claires sur l’entreprise, ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, sur les projets, sur la culture de l’entreprise, ses valeurs, pour autant que vous les ayez définis auparavant ( vous trouverez des articles sur ces sujets en suivant les liens).

Le recrutement ou la recherche du mouton à cinq pattes

Valeur d’entreprise ! à quoi cela sert

La marque employeur, mirage ou réalité essentielle

Évaluez votre process d’onboarding

Et ou en entreprise tout se mesure, il en est de même pour la qualité de votre intégration, il faut donc que vous suiviez et mesuriez en mettant en place des indicateurs.

Rappel 47 % des entreprises font le lien entre la qualité de leur onboarding et leur turn-over !

Indicateur quantitatif :

 le taux de rétention des collaborateurs, combien entrent / combien sortent sur les entrants

Le nombre de jours pour atteindre un objectif de production.

Indicateur qualitatif :

Un questionnaire de satisfaction des employés ou des évaluations sur la qualité de l’intégration vous donneront un retour sur la qualité de votre travail.

La liste de ces tips n’est pas exhaustive, à vous d’en trouver d’autres, pour autant qu’ils soient pertinents.

Grâce à tout cela, vous allez être en mesure de juger de la qualité de votre processus d’intégration et d’apporter des correctifs aux endroits qui le nécessitent.

J’espère vous avoir convaincu de l’importance de créer un parcours d’intégration avec un vrai processus. Ce n’est pas forcément facile, si vous n’y arrivez pas faites-vous aider.

Vous voulez de l’aide pour créer votre processus d’onboarding, prenons rendez vous je serai heureux de vous apporter mon aide.

Voulez en savoir plus sur l’aide que je peux vous apporter  pour favoriser l’intégration de vos nouveaux collaborateurs